Voor de clubs is een speciaal reglement vastgesteld, waarin de diverse afspraken zijn vastgelegd. Iedere club heeft een eigen bestuur, met voorzitter, secretaris en penningmeester. Dit bestuur is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de club, zoals het organiseren van activiteiten, het innen van de eigen bijdrage in de kosten van de activiteiten en het aanstellen van begeleiders en instructeurs.

Het clubbestuur legt jaarlijks verantwoording af aan het HEVO bestuur middels een inhoudelijk- en financieel jaaroverzicht. Daarnaast wordt een begroting aan het HEVO bestuur voorgelegd. 1 x per jaar vindt overleg plaats tussen het HEVO bestuur en de clubbesturen.