Werkwijze HEVO-reiscommissie

en samenstelling reiscommissie per jan 2023

HEVO-reiscommissie: wat doet ze, hoe werkt ze, wie zitten erin?

  1. Inleiding

Uit de ledenraadpleging is naar voren gekomen de belangstelling voor reizen naar:

  • Dagtochten voor gezelligheid en ontmoeting met lunch en diner
  • Meerdaagse reizen waarin gezelligheid en ontmoeting ook centraal staan
  • Rivier – en zee cruises
  • Stedenreizen in kleinere groepen
  • Bezoeken van musicals, concerten en musea
  • Meerdaagse provinciereizen
  • Meerdaagse cultuurreizen
  • Verre reizen
  • Fietstochten

De reiscommissie stelt aan de hand van deze wensen een jaarprogramma van dagtochten en meerdaagse reizen op. De reiscommissie van HEVO is géén reisorganisatie. De reiscommissie faciliteert de HEVO-leden (en niet-leden) in het laten organiseren van reizen door reisorganisaties en begeleidt/ondersteunt de deelnemers aan een reis.

  1. Uitgangspunten HEVO-reizen

 

  • Het ledenbestand van HEVO is zeer gevarieerd naar leeftijd, belangstelling, reiservaring en financiële draagkracht
  • Om de dagtochten voor iedereen bereikbaar te houden kent HEVO een participatiefonds opgericht waar minder draagkrachtigen een beroep op kunnen doen als deelname aan een reis voor hen te kostbaar is.
  • De reiscommissie streeft ernaar om een gevarieerd reisprogramma aan te bieden aan de leden, rekening houdende met de diverse interesses
  • De reiscommissie maakt bij de samenstelling van het programma gebruik van de brochures van de reisorganisaties en vraagt gericht offertes aan bij de reisorganisaties
  • Vanwege het ledenbestand dienen de bussen van de reisorganisaties te beschikken over een toilet, die minimaal in hoge nood te gebruiken is, tenzij coronamaatregelen van de overheid dit verbiedt.
  • De reisorganisatie is verantwoordelijk/aansprakelijk voor de organisatie en het verloop van de reis. De chauffeur is hierop aanspreekbaar. De begeleiding vanuit de reiscommissie van HEVO is ondersteunend.

 

  1. Begeleiding/ondersteuning reizen vanuit de reiscommissie

 

  • Iedere HEVO – reis wordt begeleid/ondersteund vanuit de reiscommissie
  • Voor iedere reis wordt een eerstverantwoordelijke begeleider (evb-er) aangewezen
  • De evb-er wordt ondersteund door een van de andere commissieleden
  • De evb-er gaat gratis mee met de reis
  • De ondersteuner voor 50% bij de dagtochten en bij meerdaagse reizen afhankelijk van de afspraken met de reisorganisatie
  • De evb-er heeft tot taken:

* m.b.t. de reisorganisatie: aanvragen van offerte, communiceren en evalueren van de reis

* m.b.t. de deelnemers: inschrijven van de reizigers

* m.b.t. de penningmeester van de reiscommissie: toetsen van de betaling

* m.b.t. de reis: checken van de deelnemers, begeleiden en ondersteunen van de reizigers, onderhouden van contact met de chauffeur

 

  1. Structuur reiscommissie:

De reiscommissie kent Algemene taken en Reis programmatische taken.

4.1. Algemene taken:

Tot de algemene taken behoren:

  • Voorzitterschap van de reiscommissie: voorzitter
  • Secretariële taken: verslaglegging, communicatie HEVO-media, correspondentie, ondertekenen overeenkomst met de reisorganisatie: secretaris
  • Financieel beheer: innen betalingen deelnemers en doen van betalingen aan de reisorganisaties, toepassen reisvoorwaarden, toetsen verzekeringen, verantwoording: penningmeester
  • Communicatie HEVO-bestuur: vertegenwoordiging bestuur in commissie, toetsing reisvoorwaarden HEVO, communicatie met HEVO - bestuur: bestuur vertegenwoordiger

4.2. Reis programmatische taken:

Tot de reis programmatische taken behoren:

  • Samenstellen reisprogramma
  • Aanvragen - en beoordelen offertes
  • Uitvoeren taken EVB – er
    1. Samenstelling algemene commissie:
  • Jan Jansen: voorzitter reiscommissie en coördinator programmacommissie j.th.jansen@home.nl            gsm : 06-51313707
  • Peter de Leeuw: secretaris en communicatie: deleeuwpeter2@gmail.com                                                         gsm :  06-37602637
  • Huub van Santvoort: penningmeester: hsantvoort@home.nl                                                                        gsm : 06-14634342
  • Piet van de Velden: vertegenwoordiger bestuur en reisvoorwaarden: secretaris@hevorosmalen.nl of pjhvandervelden@home.nl gsm : 06-27001077
  •  
  1. Samenstelling programmacommissie:
Werkwijze HEVO-reiscommissie